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内蒙古自治区归档文件整理规则细则

来源:默认部门 作者:系统管理员 发布时间:2017年06月21日

  一、根据国家档案局《归档文件整理规则》,结合内蒙古自治区档案工作实际,特制订《内蒙古自治区归档文件整理规则细则》,(一下简称《归档文件整理规则细则》)。

  二、《归档文件整理规则细则》,适用于内蒙古自治区各级机关、团体和其他社会组织。

  三、归档文件整理单位

  坚持“简化整理,深化检索”原则,实行文件级管理。归档文件的整理,一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文可为一件。会议记录(如党组、行政会议),形成单份记录的,一次记录作为一件;形成一年一本的,也作为一件,但必须在归档文件目录中加以说明。

  四、整理方法

  1、装订

  归档文件应按件装订。装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。文件采用左上角不锈钢订书钉或细线装订,应将左侧、上边对齐;采用左侧装订的,应将左侧、下边对齐,用不锈钢订书钉或线绳三孔一线装订。保管期限为10年的归档文件可不拆钉。

  2、分类

  归档文件可以采用年度—机构(问题)—保管期限或保管期限—年度—机构(问题)方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。

  3、排列

  归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。有文件拟办处理单的要放置文件首页。

  4、编号

  归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页上端的空白位置或文件拟办单的空白位置加盖归档章并填写相关的内容。采用保管期限-年度-机构(问题)分类的单位,室编件号应在同一保管期限、同一年度的一个组织机构内从“1”开始逐件流水编号。如某厅办公室2007年形成的永久、30年、10年3个不同保管期限的归档文件,编号后形成3个流水号,即永久的从“1”开始编一个流水件号,30年的从“1”开始编一个流水件号,10年的也从“1”开始编一个流水件号;采用保管期限—年度分类的单位,每一年度室编件号应按“永久、30年、10年”三个不同保管期限分别从“1”开始编流水件号。

  每份归档文件都应编页号。

  5、编目

  归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件纸质目录应单独装订成册编制封面,根据分类方案的不同,每年按不同保管期限分别组织目录装订。按机构(问题)分类的单位,每本目录中用显著标记区分不同机构(问题)。形成文件数量少的机关(或组织单位)可以按档案盒号的规律即几个年度编一本归档文件目录,在目录内以显著标记区分不同年度。每本目录以截止一个年度500条为宜,进行装订。归档文件目录应形成纸质目录和电子目录两套,电子目录按存档、利用保存一式2套。

  6、装盒

  将归档文件按室编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒;不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒;在分机构(问题)的情况下,不同机构(问题)形成的归档文件不应放入同一档案盒。盒号的编制可采用大流水,几年一断,截止一个年度以不超过“4”位数为限。

  五、本细则由内蒙古自治区档案局负责解释。

  六、本细则自下发之日起执行。2002年5月9日下发的《关于印发〈内蒙古自治区归档文件整理规则细则〉(试行)的通知》(内档发【2002】第32号)同时废止。

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