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兴安盟档案局关于做好编制《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》工作的通知

来源:默认部门 作者:系统管理员 发布时间:2017年06月21日

  兴档发 [2011]10号

  兴安盟档案局关于做好

  编制《机关文件材料归档范围

  和文书档案保管期限规定》工作的通知

  盟农场局,盟委各部委、盟直各委办局、各人民团体、大中专院校、中区直垂直管理单位:

  国家档案局令第8号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(以下简称《规定》)公布实施以来,按照第十二条“各机关应根据本规定,结合本机关职能和各部门工作实际,编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表,经同级档案行政管理部门审查同意后执行”的要求,

  为切实做好《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的编制和审批工作,确保编审工作的科学性、规范性和实用性,按照《规定》的要求,现就全盟各单位《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》审批工作有关事项通知如下:

  一、统一认识,高度重视

  编制《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,是为了使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况,维护其历史面貌,又便于保管和利用,对于真实、完整地为国家积累档案史料具有十分重要的意义。各单位领导和档案员要充分认识做好《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》编制工作的重大意义,切实做好《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》编制工作。

  二、编制方法

  (一)深入实际、调查研究、系统归纳是做好编制工作的原则和方法。各单位档案部门要与本单位其他工作部门紧密配合,认真调查各工作部门形成的文件材料范围,确定文件材料的种类,与各工作部门认真研究,结合《规定》的内容,确定文件的归档范围,并按照归档文件材料的重要程度确定保管期限。

  (二)切合实际,具有可操作性。在编制时,切忌生搬照抄,不能只将国家或有关单位的规定拿来一抄了之。在起草时,条款宜细不宜粗,每一条款都必须针对某一种文件。自治区直属单位的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》编制工作,凡上级主管部门已制定了系统内文件材料归档范围和文书档案保管期限的,有关单位可依据上级主管部门的规定,结合本单位的实际予以补充。

  (三)要以本单位为主,突出重点。机关工作中形成的文件,按来源可分为两部分:一部分是本单位制发的文件,另一部分是本单位的收文。本单位的文件是与单位职责、主要业务、各项工作活动密切相关的,它们的内容直接地、系统地、全面地记录了本单位的主要历史活动。整理归档后的档案又是工作考察和历史研究的第一手材料,而单位的收文,只是侧面间接地反映本单位的工作活动和工作历史。因此,在确定归档范围和保管期限时,本单位形成的文件材料是收集归档的重点。

  三、审批程序

  各单位编制好《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》初稿后,再根据要求填写《兴安盟机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定送审表》(详见附件),并将上述材料连同本单位的《职能配置、内设机构和人员编制方案》一并送盟档案局审查。经盟档案局审查同意后,申报单位即可执行新的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。

  《规定》的实施是一个动态的过程,如单位内部机构或工作职能发生变化,则单位编制的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》也要作相应调整。调整后的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》也要经兴安盟档案局审查,审查同意后方可执行。

  四、送审单位范围

  盟农场局,盟委各部位、盟直各委办局、各人民团体、大中专院校、中区直垂直管理单位。

  五、编制工作完成时间

  各单位务于2011年8月1日前完成《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的编制工作。

  各单位在编制和送审过程中如遇到问题,与盟档案局业务科联系。联系人:齐永真、王钧莹。联系电话:8266307。

  附:《兴安盟机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定送审表》

  兴安盟档案局

  2010年4月2日

  附件1:

  机关文件材料归档范围

  和文书档案保管期限规定送审表

单位名称

单位电话

分管档案工作领导

电子邮箱

档案人员

姓    名

手   机

地    址

报送单位意见:

填 表 单 位(盖章)

年   月  日

审查单位意见:

审 查 单 位(盖章)

年   月   日

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